Inhoud
1. Inleiding
1.1 Algemeen 6
1.2 Jaarafsluiting voor nieuwe klanten 6
1.3 Jaarafsluiting voor oude klanten 6
2. Afhandeling van de werkzaamheden van 2017 7
3. Aanmaken kopie van de eindsituatie van Freepack 2017 8
3.1 Jaarkopie algemeen 8
3.2 Jaarafsluiting backup 9, 10
4. Jaarafsluiting van Freepack 2017 11, 12, 13, 14
5. Afdrukken gegevens Uitzendadministratie
5.1 Afdrukken Basisinstellingen 15
5.2 Afdrukken Voorschotten 15
5.3 Afdrukken Journaalposten 16
5.4 Afdrukken Betaallijst 16
5.5 Afdrukken Loonstaat 16
5.6 Afdrukken Loonopgave bedrijfsvereniging 16
5.7 Afdrukken Premiekorting 16
5.8 Afdrukken Verzamelloonstaat 16
5.9 Afdrukken Jaaropgaven Uitzendkrachten 17
5.10 Afdrukken Reserveringen 17
5.11 Afdrukken Pensioen 17
5.12 Afdrukken Tijd-voor-Tijd reserveringen 17
5.13 Afdrukken Roostervrij reserveringen 17
5.14 Afdrukken Overgangsregeling premiekorting 17
5.15 Afdrukken Te vervallen vakantieuren 18
5.16 Afdrukken Overzicht POB (alleen voor ABU leden) 18
5.17 Afdrukken vakantieuren 18
6. Afdrukken gegevens Salarisadministratie
6.1 Afdrukken Basisinstellingen 19
6.2 Afdrukken Journaalposten 19
6.3 Afdrukken Betaallijst 19
6.4 Afdrukken Loonstaat 20
6.5 Afdrukken Premiekorting 20
6.6 Afdrukken Loonopgave 20
6.7 Afdrukken Verzamelloonstaat 20
6.8 Afdrukken Jaaropgaven 20
6.9 Afdrukken/Aanmaken Jaaropgaven Pensioenfonds 20
6.10 Afdrukken vakantiedagen 20
6.11 Afdrukken Te vervallen vakantiedagen 20
6.12 Afdrukken Overgangsregeling premiekorting 20
Bijlage I Checklist werkzaamheden 21, 22
1. INLEIDING
1.1 Algemeen
De jaarafsluiting heeft uitsluitend betrekking op de verloning (keuze 300 en 500) en staat daarom los van de Financiële administratie (keuze 200). Aangezien u in de Financiële administratie in meerdere jaren kunt boeken, hoeft u de Financiële administratie nog niet af te sluiten.
Dit document bevat vier onderdelen, te weten :
- een beschrijving van de afhandeling van de loongegevens van 2017.
- een procedure voor het maken van een kopie van Freepack zodat de diverse gegevens op een later tijdstip afgedrukt kunnen worden en de start van 2018 zo snel mogelijk plaats kan vinden.
- de procedurebeschrijving voor het afdrukken van de diverse gegevens over 2017 van de
uitzendadministratie (keuze 300, indien beschikbaar).
- de procedurebeschrijving voor het afdrukken van de diverse gegevens over 2017 van de
salarisadministratie (keuze 500, indien beschikbaar).
Aan de hand van de toegevoegde checklist m.b.t. de bovenstaande werkzaamheden kunt u van tevoren bepalen of u een bepaalde activiteit uit wilt voeren en of u dit in de huidige versie voor de jaarafsluiting of in de kopie-omgeving wilt doen.
Binnen de afhandeling van de diverse procedures heeft u 2 keuzes :
- voor de jaarafsluiting de benodigde gegevens van 2017 afdrukken binnen de huidige versie. Hiervoor is binnen de jaarafsluiting (keuze 361 en 551) een extra afdrukscherm van de diverse aan te maken documenten aanwezig.
- na de jaarafsluiting de diverse gegevens afdrukken vanuit de jaarkopie (via keuze 116). Binnen afdrukken jaarafsluiting (keuze 361 en 551) kunt u dan de diverse overzichten selecteren. Het voordeel hiervan is dat u niet afhankelijk bent van de duur van het afdrukken van de gegevens en dus eerder kunt starten met de 2018 versie.
1.2. Jaarafsluiting voor nieuwe klanten die per 1-1-2018 met Freepack beginnen
Heeft u in 2017 "schaduwgedraaid", dan dient dit geschoond te wor¬den. U dient hiervoor vooraf een afspraak te maken met Freepack over het tijdstip waarop de schoning kan worden uitgevoerd.
U kunt niet beginnen met de procedure van de jaarafsluiting zolang Freepack niet is geschoond.
1.3. Jaarafsluiting voor oude klanten die per 1-1-2018 stoppen met Freepack
Indien u heeft besloten om te stoppen met Freepack per 1-1-2018 dan kunt u de beschreven activiteiten in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 overslaan. Het maken van een externe backup / kopie is natuurlijk altijd aan te raden.
De effectieve jaarafsluiting in de uitzendadministratie (keuze 361) en indien aanwezig in de salarisadministratie (keuze 551) hoeft u niet uit te voeren. U kunt zich beperken tot het afdrukken van de diverse overzichten.
2. Afhandeling van de werkzaamheden van 2017
In alle vestigingen waar meerdere administraties zijn, dient de volgende procedure uitgevoerd te worden :
- Kies voor F12 in het hoofdmenu; er verschijnt nu een overzicht van de actieve administraties.
- Kies vervolgens voor de knop CONTROLE en alle administraties worden gecontroleerd op juistheid en beschikbare modules.
Afhandeling werkzaamheden
1. Voordat de jaarafsluiting (programma’s 361 en 551) gestart kan worden dient eerst update
17.16 geïnstalleerd te zijn.
2. In het inlogscherm, waar u gebruikersnaam en wachtwoord ingeeft, dient de datum op
31 december 2017 gezet te worden.
Het is alleen toegestaan om op deze manier de sys¬teemdatum aan te passen, dus verander niet
de datum van uw computer.
3. De verloning en de facturering van de uitzendadministratie dient tot en met week 52 geheel
afgerond te zijn. Dit houdt concreet in dat:
- alle werkbrieven zijn berekend (programma 351 Berekenen),
- alle facturen in alle administraties zijn afgedrukt en verwerkt c.q. gejournaliseerd (programma
375 Factureren),
- indien gewenst, de reserveringen zijn afgerekend (programma 352 Afrekenen Reserveringen),
- en alle journaalposten van de verloning in alle administraties zijn verwerkt
(programma 354 Journaliseren).
4. Als u beschikt over meerdere administraties (filialen) en gegevens samenvoegt vanuit de diverse
administraties via filiaalbeheer dienen alle procedures (keuze 133 tm 135) m.b.t. filiaalbeheer
(import-, export en samenvoegen) ook afgerond te zijn.
5. De verloning van de salarisadministratie dient voor 2017 geheel afgerond te zijn. Dit houdt voor
de salarisadministratie vast personeel concreet in dat:
- alle eventuele mutaties zijn berekend (programma 533 Berekenen); ook te controleren via
raadplegen Mutaties (programma 532). Eventuele niet relevante overblijvende mutaties moeten
worden verwijderd,
- alle journaalposten van de verloning zijn verwerkt (programma 535 Journaliseren).
6. Eventuele boekingen van financiële mutaties in de werkkostenregeling (zie attentiepunten 1.3)
7. De loonaangifte (programma 359 of 539) binnen de uitzend- en de salarisadministratie moet
afgehandeld worden voor de laatste periode van 2017.
Ook moet gecontroleerd worden met de optie “Controle LB totalen” 2017 in programma F4 359 of
de verschillen tussen collectief en nominatief niet meer dan maximaal 25 euro per categorie
bedragen. Mocht het verschil voor één van de totalen meer dan 25 euro zijn, dan dient u contact
op te nemen met de Helpdesk.
8. Als u aanlevert aan STIPP of APG (zie ook attentiepunten 1.3) :
Heeft u nog geen pensioengegevens van de laatste periode aangeleverd, maak dan de laatste
aanlevering van 2017 (programma 336).
9. Afdrukken voorschotlijst (programma 340). Openstaande voorschotten worden meegenomen naar
week 1 2018.
10. Voor degenen die meerdere administraties hebben en de salarismodule (500) ter beschikking
hebben, is het raadzaam om ook in de administraties waar deze module niet is gebruikt het
programma Bedrijfsvereniging (keuze 512) even te openen, een Enter op de weergegeven datum
te geven en daarna weer te sluiten.
3. Aanmaken kopie van de eindsituatie van Freepack 2017
3.1. Jaarkopie algemeen
Van de eindsituatie 2017 dienen 2 kopieën gemaakt te worden, 1 externe kopie en 1 kopie op de computer zelf.
- 1 externe backup / kopie van de gehele Freepack omgeving op een extern medium (tape, USB, DVD etc.).
Voor de externe kopie dient u zelf zorg te dragen. Sluit het jaar niet af voordat de externe kopie is gemaakt. Mocht er namelijk iets fout gaan in de hierop volgende procedure dan kunnen de gegevens altijd weer worden teruggehaald van de externe kopie. Deze externe kopie mag niet meer gebruikt worden voor andere doeleinden. Controleer voor de zekerheid altijd of de gewenste gegevens effectief op het medium van de externe kopie staan. Dit medium dient ergens buiten het gebouw bewaard te worden, zodat in voorkomende gevallen altijd nog teruggegaan kan worden naar de back-up.
- 1 kopie op de computer zelf voor de verdere afhandeling van de jaarafsluiting
In keuze 119 (beveiliging) is een optie “Jaarafsluiting Backup” beschikbaar. Deze kopieeractie wordt uitgevoerd in de administratie waar Freepack mee wordt gestart. Alle onderliggende administraties worden dan ook gekopieerd.
Kijk vooraf of er wel voldoende ruimte op de schijf aanwezig is voor alle gegevens. Mocht u hierbij assistentie nodig hebben dan kan altijd contact opgenomen worden met de Helpdesk. Indien u gebruik maakt van meerdere Freepack-omgevingen (bijv. een FPS-omgeving), dan dient de procedure uitgevoerd te worden voor elke bovenstaande Freepack-omgeving.
Zorg ervoor dat er geen andere gebruikers in Freepack zijn ingelogd.
Indien u ook gebruik maakt van de Freepack Frontoffice kan het zijn dat u de melding krijgt “Back up niet goed verlopen”. Deze melding mag u negeren, er is wel een back up aangemaakt.
3.2. Jaarafsluiting backup
Voordat de kopie wordt gemaakt, vinden er allerlei controles op de juiste verwerking van gegevens plaats in de diverse administraties. Mochten er nog gegevens niet correct verwerkt zijn, dan worden deze gemeld en stopt het aanmaken van de kopie. Verwerk eerst deze meldingen voordat u opnieuw de Jaarafsluiting backup maakt. Er bestaat een kans dat tijdens het aanmaken van de jaarkopie er tussendoor één of meer meldingen komen over een bestandsfout 98 ; deze worden automatisch hersteld zodra u OK ingeeft. Mocht er vanuit Windows een melding komen met de vraag of u wil toestaan dat het programma wijzigingen aanbrengt dan dient u aan te geven dat het mag.
Bij het aanmaken van de Jaarafsluiting backup worden ook voor alle LB-aangiftenummers over alle administraties heen de salaris auditfiles aangemaakt. De salaris auditfiles kunnen worden opgevraagd door de Belastingdienst. De auditfiles worden in de map historie bewaard.
De naam van dit bestand is: FPCKnnnnnnnnnLnnAS2017.XML waarbij ‘n’ het loonheffingsnummer is.
De diverse meldingen hebben er mee te maken dat nog niet alle uit te voeren procedures zijn gedaan in de genoemde administraties. De Jaarafsluiting backup kan niet eerder worden gemaakt, dan dat alle meldingen zijn afgehandeld. Via de FAQ knop in het hoofdmenu kunt u eventueel op onze website bekijken welke handelingen er verwacht worden om eventuele meldingen op te lossen.
4. Jaarafsluiting van Freepack 2017
Na het aanmaken van de benodigde kopieën (“Externe backup” én de “Jaarafsluiting Backup”) kan worden overgegaan tot de jaarafsluiting van de Uitzendadministratie en indien aanwezig de Salarisadmini¬stratie. De jaarafsluiting dient u in elke administratie en in elk filiaal uit te voeren. Deze afsluiting vindt plaats in de huidige Freepack omgeving.
Procedure Jaarafsluiting
Zorg ervoor dat de datum in de Freepack programmatuur op 31-12-2017 staat. De datum kan gewijzigd worden in het opstartscherm.
Als u de beschikking hebt over de uitzendadministratie (keuze 300) dan dient deze afgesloten te worden. In elke administratie waar gebruik gemaakt wordt van deze functie, dient programma 361 Jaarafsluiting gedraaid te worden.
Indien gewenst kunt u in programma 361 eerst de diverse gegevens afdrukken via de knop “Afdrukken diverse gegevens” (zie voor meer uitleg hoofdstuk 5 Afdrukken gegevens Uitzendadministratie).
Mocht u deze gegevens na de Jaarafsluiting willen afdrukken, dan kunt u op een later moment alsnog via programma 116 oude jaren de gewenste gegevens benaderen. U kunt de gegevens dan via afdrukken programma 361 benaderen.
Verwerk de jaarafsluiting pas als de interne (119 Jaarafsluiting Backup) en externe backup gemaakt zijn. Geef dit ook aan in Freepack door middel van een vinkje bij “Is er een externe backup gemaakt”. Mocht er via programma 119 nog geen interne backup gemaakt zijn, ziet u hiervan ook een melding verschijnen in uw scherm. Maak deze dan eerst.
Er bestaat een kans dat tijdens het draaien van deze procedure één of meer meldingen komen over een bestandsfout 98; deze worden automatisch hersteld zodra u OK ingeeft.
Mocht er vanuit Windows een melding komen met de vraag of u wil toestaan dat het programma wijzigingen aanbrengt dan dient u aan te geven dat het mag.
Tijdens de jaarafsluiting van de uitzendadministratie krijgt u nog een extra vraag :
Deze vraag geeft u de mogelijkheid om, indien u van roostervrije uren gebruikt heeft gemaakt (o.a. in de bouw) de betreffende uren op nul te stellen (JA) of deze mee te nemen naar het volgende jaar (NEE).
Als u de beschikking hebt over de salarisadministratie vast personeel (keuze 500), dan dient deze afgesloten te worden. In elke administratie waar gebruik gemaakt wordt van deze functie dient programma 551 Jaarafsluiting gedraaid te worden.
Indien gewenst kunt u in programma 551 eerst de diverse gegevens afdrukken via de knop “Afdrukken diverse gegevens” (zie voor meer uitleg hoofdstuk 6 Afdrukken gegevens Salarisadministratie).
Mocht u deze gegevens na de Jaarafsluiting willen afdrukken, dan kunt u op een later moment alsnog via programma 116 oude jaren de gewenste gegevens benaderen. U kunt de gegevens via afdrukken programma 551 benaderen.
Verwerk de jaarafsluiting pas als de interne Jaarafsluiting Backup (keuze 119) en de externe backup gemaakt zijn. Geef dit ook in Freepack door middel van een vinkje aan bij “Is er een externe backup gemaakt”. Mocht er via programma 119 nog geen interne backup gemaakt zijn, ziet u hiervan ook een melding verschijnen in uw scherm.
Er bestaat een kans dat tijdens het draaien van de procedure Jaarafsluiting er tussendoor één of meer meldingen komen over een bestandsfout 98; deze worden automatisch hersteld zodra u OK ingeeft.
Mocht er vanuit Windows een melding komen met de vraag of u wil toestaan dat het programma wijzigingen aanbrengt dan dient u aan te geven dat het mag.
Heeft u in elke administratie, waar gebruik gemaakt wordt van de Uitzendadministratie en/of de Salarisadministratie, de programma’s 361 en programma 551 Jaarafsluiting uitgevoerd? Als u dit heeft gedaan is de Freepack omgeving geschikt gemaakt voor de verdere verwerking van gegevens van 2018.
U kunt controleren of alles afgesloten is door in 312 en/of 512 via raadplegen (F2) te kijken of het loonjaar op 2018 staat.
Voordat er weer verloond (module 300 en 500) kan worden in het loonjaar 2018, dient eerst update 18.01 geïnstalleerd te zijn; deze update bevat de rekenregels voor het loonjaar 2018 en verwachten wij uiterlijk in de tweede week van januari 2018 aan u te verzenden. Bij update 18.01 ontvangt u een uitgebreide beschrijving van de uit te voeren handelingen (o.a. het invoeren van de diverse percentages). Indien de jaarafsluitingen niet worden gedraaid, kan update 18.01 (de eerste update van 2018) niet worden geïnstalleerd.
Na de jaarafsluiting zijn de onderhoudmenu’s keuze 300 (Uitzendadministratie) en 500 (salarisadministratie) pas weer beschikbaar na de installatie van de update 18.01.
Bij de eerstvolgende keer dat de gegevens naar een (eventueel) extern filiaal worden teruggestuurd zullen ook de historische loonboekingen (in dit geval dus over 2017) worden verzonden. Het exportbestand zal eenmalig groter zijn en als gevolg daarvan zal de duur van de export- en import procedures ook langer zijn dan normaal.
5. Afdrukken gegevens Uitzendadministratie
De onderstaande handelingen moeten in alle administraties waar wordt verloond (programma 351 Berekenen), uitgevoerd worden.
Indien gewenst kunt u voor de jaarafsluiting alle gegevens afdrukken via programma 361 “Afdrukken diverse gegevens”.
Heeft u de gegevens nog niet afgedrukt? Na de jaarafsluiting heeft u de mogelijkheid om via programma 116 oude jaren de gewenste gegevens te benaderen. U kunt de gegevens dan via afdrukken programma 361 benaderen.
5.1 Afdrukken Basisinstellingen
Bij controles door instanties wordt regelmatig gevraagd om de instellingen binnen het systeem zoals die in een bepaald jaar zijn gehanteerd. Wij raden u dan ook aan om de Constanten (keuze 311), de Werkgevergegevens (keuze 312), voor alle gebruikte BV’s de Bedrijfsvereniginggegevens (keuze 313) en de gebruikte pensioenconstanten (keuze 336) af te drukken.
5.2 Afdrukken Voorschotten
Om een goed inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en in de laatste stand van zaken van 2017 dient u een voorschottenlijst af te drukken (programma 340). Alle voorschotten zouden in principe verrekend moeten zijn. Eventuele nog aanwezige voorschotten worden in de jaarafsluiting meegenomen naar week 1 van 2018.
5.3 Afdrukken Journaalposten Uitzendkrachten
M.b.v. afdrukprogramma 354 Journaalposten, kunt u de journaalposten afdrukken om inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Kies bij soort verloning voor de bij u gebruikelijke soort verloning of als u zowel week- als 4-weken verloning gebruikt voor “4-wekenverloning inclusief weekverloning in periode”. Vink “Alleen gen. totaal” aan. Omdat op dit moment alle journaalposten verwerkt zijn, dient u de optie “Alleen nog niet verwerkte journaalposten” niet aan te vinken.
5.4 Afdrukken Betaallijst
Om een goed inzicht te krijgen in de aansluiting met de financiële administratie en in de laatste stand van zaken van 2017 is het nuttig om een betaallijst af te drukken (programma 355). De openstaande saldi worden meegenomen naar 2018.
5.5 Afdrukken Loonstaat
M.b.v. afdrukprogramma 357 Loonstaat, dient u de loonstaten af te handelen. Zorg er voor dat "Alleen generaal totaal" en “Alleen totalen per UZK” niet zijn aangevinkt zodat u per uitzendkracht een loonstaat krijgt afgedrukt. Selecteer periode 1 tot en met 13.
5.6 Afdrukken Loonopgave bedrijfsvereniging
M.b.v. afdrukprogramma 358 Loonopgave bedrijfsvereniging, dient u de loonopgave af te handelen. Dit overzicht dient u per BV af te drukken. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie en de loonbelastingaangiftes. Kies bij aangifte per voor de bij u gebruikelijke aangifte periode.
5.7 Afdrukken Premiekorting
M.b.v. afdrukprogramma 359 Premiekorting dient u de premiekorting per Loonheffingsnummer af te drukken. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting van de premiekorting in loonbelastingaangiftes.
Zorg er voor dat de laatste loonaangifte van het jaar al is gemaakt.
5.8 Afdrukken Verzamelloonstaat
Indien u dit wenst, kunt u m.b.v. afdrukprogramma 362 Verzamelloonstaat (algemeen),
de verza¬melloonstaat afdrukken. Kies bij “van BV” voor ALLE.
5.9 Afdrukken Jaaropgave
M.b.v. afdrukprogramma 363 Jaaropgave, dient u de jaaropgaven af te handelen. Indien er in Freepack uitzendkrachten bestaan zonder BSN/sofinummer of met een foutief BSN/sofinum¬mer zult u hiervan een melding krijgen op het scherm evenals de vraag of u deze wilt laten afdrukken. U dient hierna het BSN/sofinummer aan te passen en alsnog een jaaropga¬ve van deze uitzendkrachten af te drukken.
Indien u beschikt over meerdere uitzendadministraties kunt u er voor kiezen een "verzamel" jaaropgave af te drukken door in het afdrukmenu de vraag "Alle administraties tegelijk” aan te vinken. Dit kan alleen in de administratie van het hoofdkantoor geschieden. Er zal alleen verzameld worden voor zover het Loonbelastingnummer overeenkomt.
Er worden aparte jaaropgaven aangemaakt voor verloning volgens de witte tabel, de groene tabel en voor de categoriën AOW-gerechtigden en stagiaires.
U kunt (bij gebruik van vensterenveloppen om de jaaropgaven te versturen) aangeven wat het regelnummer en de positie van de N.A.W.-gegevens en het Sofinummer moeten worden voor weergave op de Jaaropgave. U kunt de resultaten eenvoudig beoordelen door in “van” en “tot en met” hetzelfde nummer te kiezen van één van de uitzendkrachten.
Het is ook mogelijk om de jaaropgaven van de uitzendkrachten via E-mail te versturen. Deze mogelijkheid is er voor alle uitzendkrachten waar u ook de salarisspecificaties via E-mail aan verstuurd. De instellingen voor de salarisspecificaties worden ook voor de jaaropgaven gebruikt.
5.10 Afdrukken Reserveringen
M.b.v. afdrukprogramma 366 Reserveringen dient u per BV-aansluitnummer een over¬zicht af te drukken van de openstaande reserveringen. De vraag "Alleen totaal generaal" dient niet aangevinkt te zijn, zodat u de reserveringen per uitzendkracht afgedrukt krijgt.
Hierna kunt u eventueel nog een totaaloverzicht afdrukken. Kies bij “Van BV” voor ALLE indien u meerdere aansluitnummers in gebruik heeft. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
Indien gewenst kan er een uitsplitsing naar wettelijk en bovenwettelijk worden afgedrukt via afdrukprogramma 331 – Vakantiedagen.
5.11 Afdrukken Pensioen
De pensioenlijst m.b.v. afdrukprogramma 367 (Pensioen / Pensioenafdracht ) geeft inzicht in de opgebouwde pensioenen en af te dragen premies over 2017. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie. Kies bij soort pensioen voor ALLE.
5.12 Afdrukken Tijd-voor-Tijd reserveringen
M.b.v. afdrukprogramma 389/1 Saldi Tijd voor Tijd dient u een over¬zicht af te drukken van de openstaande reserveringen. Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
5.13 Afdrukken Roostervrij reserveringen
M.b.v. afdrukprogramma 389/2 Saldi Roostervrij dient u, indien u in het afgelopen jaar gebruikt heeft gemaakt van roostervrije uren, een over¬zicht af te drukken van de openstaande reserveringen.
Het overzicht geeft inzicht in de aansluiting met de financiële administratie.
Indien de roostervrije uren jaarlijks op nul worden gesteld geeft het inzicht in de niet opgenomen maar wel opgebouwde roostervrije uren.
5.14 Afdrukken Overgangsregeling premiekorting
M.b.v. afdrukprogramma 331/9 Overgangsregeling premiekorting dient u een overzicht af te drukken van alle uitzendkrachten waarvoor premiekorting is toegepast.
Het overzicht geeft inzicht in de uitzendkrachten die eventueel in aanmerking komen voor de overgangsregeling van het loonkostenvoordeel 2018. U dient in 2018 voor deze personen aan te geven of er recht is op een loonkostenvoordeel.
5.15 Afdrukken Te Vervallen Vakantieuren
Sinds 1 januari 2012 zijn de regels voor het bewaren van de vakantiedagen gewijzigd. Eén van deze wijzigingen is dat de opgebouwde vakantiedagen na 5 jaar komen te vervallen.
Dit betekent dus dat per 1 januari 2018 alle reserveringsbedragen van 2012 komen te vervallen. Bij de jaarafsluiting van 2017 worden deze gegevens op nul gezet.
M.b.v. afdrukprogramma 331/35 Te Vervallen Vakantiedagen kunt u een over¬zicht afdrukken van de te vervallen vakantiedagen. Deze vervallen reserveringsbedragen dienen eventueel handmatig in de financiële administratie verwerkt te worden.
5.16 Afdrukken Overzicht POB
Indien u verloont volgens de ABU-cao dient u m.b.v. afdrukprogramma 331/16 Overzicht POB een overzicht af te drukken van de gereserveerde opleidingsbudgetten. Deze worden met de jaarafsluiting op nul gesteld. Deze vervallen reserveringsbedragen dienen eventueel handmatig in de financiële administratie verwerkt te worden. Vanaf 2018 zit de afrekening van eventuele POB-bedragen niet meer in Freepack.
5.17 Afdrukken Vakantieuren
Indien gewenst kan er een uitsplitsing naar wettelijk en bovenwettelijk worden afgedrukt via afdrukprogramma 331 – Vakantieuren.
6 Afdrukken gegevens Salarisadministratie
De onderstaande handelingen moeten in alle administraties waar wordt verloond (via programma 533 Berekenen) uitgevoerd worden.
Indien gewenst heeft u voor de jaarafsluiting alle gegevens af kunnen drukken via programma 551 “Afdrukken diverse gegevens”.
Heeft u de gegevens nog niet afgedrukt? Na de jaarafsluiting heeft u de mogelijkheid om via programma 116 oude jaren de gewenste gegevens te benaderen. U kunt de gegevens dan via afdrukken programma 551 benaderen.
6.1 Afdrukken Basisinstellingen
Bij controles door instanties wordt regelmatig gevraagd om de instellingen binnen het systeem zoals die in een bepaald jaar zijn gehanteerd. Wij raden u dan ook aan om de Werkgevergegevens (keuze 511) en de Bedrijfsvereniginggegevens (keuze 512) af te drukken.
6.2 Afdrukken Journaalposten
M.b.v. afdrukprogramma 535 Journaalposten, dient u de journaalposten af te drukken. Vink “Alleen generaal totaal” aan. Omdat op dit moment alle journaalposten verwerkt zijn, dient u de optie “Alleen nog niet verwerkte journaalposten” niet aan te vinken.
6.3 Afdrukken Betaallijst
Om een goed inzicht te krijgen in de laatste stand van zaken van 2017 is het nuttig om een betaallijst af te drukken (programma 536). De openstaande saldi worden meegenomen naar 2018.
6.4 Afdrukken Loonstaat
M.b.v. afdrukprogramma 538 Loonstaat, dient u de loonstaten af te handelen. Zorg er voor dat "Alleen Totalen" niet aangevinkt staat, zodat u per werknemer een loonstaat krijgt afgedrukt.
6.5 Afdrukken Premiekorting
M.b.v. afdrukprogramma 539 Premiekorting dient u de premiekorting per Loonheffingsnummer af te drukken.
6.6 Afdrukken Loonopgave bedrijfsvereniging
M.b.v. afdrukprogramma 540 Loonopgave bedrijfsvereniging dient u de loonopgave af te drukken.
6.7 Afdrukken Verzamelloonstaat
M.b.v. afdrukprogramma 552 Verzamelloonstaat dient u de verza¬melloonstaat af te drukken.
6.8 Afdrukken Jaaropgave
M.b.v. afdrukprogramma 554 Jaaropgave, dient u de jaaropgaven af te handelen. Indien er werknemers bestaan zonder BSN/sofinummer of met een foutief BSN/sofinummer zult u hiervan een melding krijgen op het scherm evenals de vraag of u deze wilt laten afdrukken. U dient hierna het BSN/sofinummer aan te passen en alsnog een jaaropgave van deze werkne¬mers af te drukken.
Er worden aparte jaaropgaven aangemaakt voor verloning volgens de witte tabel, de groene tabel en voor de categoriën AOW-gerechtigden en stagiaires.
U kunt (bij gebruik van vensterenveloppen om de jaaropgaven te versturen) aangeven wat het regelnummer en de positie van de N.A.W.-gegevens en het BSN/sofinummer moeten worden voor weergave op de Jaaropgave. U kunt de resultaten eenvoudig beoordelen door in “van” en “tot en met” hetzelfde nummer te kiezen van één van de medewerkers.
Het is ook mogelijk om de jaaropgaven van de werknemers via E-mail te versturen. Deze mogelijkheid is er voor alle werknemers, waarbij u ook de salarisspecificaties via E-mail wordt verstuurd. De instellingen voor de salarisspecificaties worden ook voor de jaaropgaven gebruikt.
6.9 Afdrukken/Aanmaken Jaaropgave Pensioen
M.b.v. afdrukprogramma 556 Jaaropgaven Pensioen, wordt het zgn. BPF-overzicht afgedrukt. U dient dit overzicht op te sturen naar het bedrijfspensioenfonds.
6.10 Afdrukken Vakantiedagen
Indien gewenst kan er een uitsplitsing naar wettelijk en bovenwettelijk worden afgedrukt via afdrukprogramma 522 – Vakantiedagen.
6.11 Afdrukken Te Vervallen Vakantiedagen
Sinds 1 januari 2012 zijn de regels voor het bewaren van de vakantiedagen gewijzigd. Eén van deze wijzigingen is dat de opgebouwde vakantiedagen na 5 jaar komen te vervallen.
Dit betekent dus dat per 1 januari 2018 alle reserveringsbedragen van 2012 komen te vervallen. Bij de jaarafsluiting van 2017 wordt deze bedragen op nul gezet.
M.b.v. afdrukprogramma 522/1 Te Vervallen Vakantiedagen kunt u een over¬zicht afdrukken van de te vervallen vakantiedagen. Deze vervallen reserveringsbedragen dienen eventueel handmatig in de financiële administratie verwerkt te worden.
6.12 Afdrukken Overgangsregeling premiekorting
M.b.v. afdrukprogramma 551/9 Overgangsregeling premiekorting dient u een overzicht af te drukken van alle werknemers waarvoor premiekorting is toegepast.
Het overzicht geeft inzicht in de werknemers die eventueel in aanmerking komen voor de overgangsregeling van het loonkostenvoordeel 2018. U dient in 2018 voor deze personen aan te geven of er recht is op een loonkostenvoordeel.
Bijlage I Checklist werkzaamheden
In 2017 versie n.v.t.
Algemeen
- Update 17.16 geïnstalleerd
- F12-procedure en controle uitvoeren bij meerdere administraties
administraties
- ingelogd met 31-12-2017
Financiële administratie(s) - 200
- verwerken relevante financiële mutaties in de werkostenregeling(269)
in alle administraties
Uitzendadministratie(s) - 300
- alle loonboekingen uitzendadministratie(351) verwerkt
in alle administraties
- alle journaalposten uitzendadministratie(354) verwerkt
(en eventueel samengevoegd) in alle administraties
- alle facturen uitzendadministratie(375) verwerkt in alle
(en eventueel samengevoegd) administraties
- indien van toepassing alle gegevens samengevoegd
journaalposten en facturen (134) en verwerkt
- loonaangifte gemaakt (359) en verzonden
- controle loonaangifte gedraaid (359 afdrukken)
- indien van toepassing STiPP levering gemaakt (336)
en verzonden
- indien van toepassing APG levering gemaakt (336)
en verzonden
Salarisadministratie(s) - 500
- alle loonboekingen en mutaties salarisadministratie
(533) verwerkt in alle administraties
- alle journaalposten salarisadministratie(534) verwerkt
in alle administraties
- loonaangifte gemaakt (539) en verzonden
- controle loonaangifte gedraaid (539 afdrukken)
- maken externe backup
- maken interne jaarbackup
In 2017 versie in kopie 2017 versie n.v.t.
Afdrukken gegevens Uitzendadministratie
Afdrukken Basisinstellingen
Afdrukken Voorschotten
Afdrukken Journaalposten
Afdrukken Betaallijst
Afdrukken Loonstaat
Afdrukken Loonopgave bedrijfsvereniging
Afdrukken Premiekorting
Afdrukken Verzamelloonstaat
Afdrukken Jaaropgaven
Afdrukken Reserveringen
Afdrukken Pensioenlijst
Afdrukken Tijd-voor-Tijd reserveringen
Afdrukken Roostervrij reserveringen
Afdrukken Vakantieuren (optioneel)
Afdrukken Overgangsregeling premiekorting
Afdrukken Te vervallen vakantieuren
Afdrukken POB overzicht (alleen ABU)
Afdrukken gegevens Salarisadministratie
Afdrukken Basisinstellingen
Afdrukken Journaalposten
Afdrukken Betaallijst
Afdrukken Loonstaat
Afdrukken Premiekorting
Afdrukken Loonopgave bedrijfsvereniging
Afdrukken Verzamelloonstaat
Afdrukken Jaaropgaven
Afdrukken/Aanmaken Jaaropgaven Pensioen
Afdrukken Vakantiedagen (optioneel)
Afdrukken Te vervallen vakantiedagen
Afdrukken Overgangsregeling premiekorting